Контрольно-кассовые машины — оборудование достаточно специфическое, таковым его можно назвать хотя бы из-за необходимости обязательно ставить на учёт в налоговой службе. Поэтому утилизация кассового аппарата имеет свои особенности и должен соответствовать действующим требованиям законодательства. Достаточно нарушить правила ликвидации такого оборудования для того, чтобы подвергнуться штрафным санкциям. Так как списать кассовый аппарат по всем правилам и не допустить ошибок?
Для чего вообще утилизировать контрольно-кассовый аппарат
Кассовый аппарат организация должна сразу заменить, если того потребуют установленные правила. В качестве главных причин снятия подобного оборудования с баланса выступают:
- завершение срока службы;
- невозможность модернизировать старую модель;
- неисправность аппарата либо нецелесообразность его ремонта.
Недостаточно просто установить новую ККМ взамен старой, последнюю также нельзя продать или отправить на свалку. Утилизация банковского оборудования по всем правилам необходима из-за того, что отдельные элементы техники содержат опасные вещества, которые могут нанести вред окружающей среде. Отходы кассовых машин относятся к четвёртому классу опасности. Такой мусор следует утилизировать силами специальных организаций, сотрудники которых имеют соответствующее разрешение на данный вид деятельности.
Как оформить утилизацию по всем правилам
Впервые вопросом о том, как утилизировать ккм, стали задаваться, когда пришлось менять старые онлайн-кассы стали 4 года назад, устаревшие аппараты при этом в отдельных ситуациях подвергались модернизации либо ликвидировались, если восстановить работоспособность не представлялось возможным. Подготовить к уничтожению или переработке контрольно-кассовый аппарат следует в соответствии с определённым алгоритмом:
- Если устаревший кассовый прибор непригоден к дальнейшей эксплуатации и модернизировать его не представляется возможным, сотрудники компании принимают решение о списании банковского оборудования с последующей утилизацией. Руководство предприятия создает для этого специальную комиссию, члены которой осматривают и проверяют аппарат, а также принимают окончательное решение о необходимости проведения утилизации. Комиссия же составляет подробный акт об изъятии техники с указанием срока службы контрольно-кассовой машины, причины утилизации, в обязательном порядке указывается серийный, заводской, инвентарный номер, остаточная стоимость прибора с учетом амортизации.
- Акт списания является главным основанием для снятия кассовой машины с учёта — с этим нужно обращаться в налоговую службу. Дальнейшая ликвидация также осуществляется на основании вышеобозначенной документации.
- Завершающий этап — это заключение договора с фирмой, специализирующейся на ликвидации списанных аппаратов. Такой исполнитель должен иметь соответствующую лицензию и выполнить все необходимые манипуляции за пределами компании-заказчика.
Как правильно списать кассовую технику
Учитывая, что кассовая техника считается одним из основных средств производства на многих предприятиях, подобное оборудование должно ликвидироваться только в соответствии с предварительно составленным актом. Как списать ккм в подобной ситуации? Решение о необходимости изъять из работы такой актив принимает комиссия, в состав которой входят:
- ответственный кассир;
- бухгалтер;
- руководитель подразделения.
По итогам проведённых мероприятий составляется акт в соответствии с формой ОС-4.
Особенности снятия кассового аппарата с налогового учёта
Перед тем как приступить непосредственно к утилизации кассовой техники, её необходимо продемонстрировать представителям налогового органа для того, чтобы снять с учёта. Такая процедура считается обязательной и проводится из-за того, что информация, хранящаяся в памяти, является ценной и подлежит сохранению на протяжении 5 лет. В соответствии с этим сотрудники специализированной службы сверяют память кассового аппарата с теми сведениями, которые содержатся в журнале. Для этой цели также нужно собрать определённый пакет документов:
- заполненное по форме заявление на бланке;
- паспорт кассовой машины;
- паспорт ответственного лица;
- документы на то учреждение, в котором была установлена такая кассовая техника;
- договор с организацией, выполняющей обслуживание оборудования;
- коды статистики.
В соответствии с действующим приказом МинФина перечисленную документацию следует предоставить не позже того рабочего дня, который следует за указанным в акте о списании. На рассмотрение обращения отводится 5 рабочих дней, после этого налоговая предоставляет документ о снятии машины с учёта.
Особенности заключения договора со специализированной утилизирующей компанией
В кассовой технике содержатся компоненты, которые способны нанести вред окружающей среде. Именно поэтому неработающие списанные приборы относятся к числу отходов 4 класса. Соответственно, и ликвидировать их нужно согласно действующему законодательству. В частности, та компания, которая будет задействована в утилизации мусора данной категории, должна обладать лицензией Росприроднадзора. Те, кому требуется списать оборудование, должны обратиться непосредственно к подобной компании, заказчик и исполнитель в итоге заключают договор, в котором определяются конкретные тонкости:
- обозначается, как будет проводиться экспертиза для утилизации, а также обсуждается порядок проверки и подготовки основного актива к дальнейшей передаче вместе с документами;
- оговаривается транспортировка отходов на конкретное место утилизации с последующей переработкой, обезвреживанием и ликвидацией;
- акт выполненных работ должен быть составлен в обязательном порядке.
Как работает бухгалтерский учёт в рамках списания контрольно-кассовой машины
Кроме оформления акта о списании и снятии кассового аппарата с учёта в налоговой, утилизация должна в обязательном порядке быть отражена в соответствующей бухгалтерской документации. На данном этапе списание кассового аппарата проводится в соответствии с суммой остаточной стоимости, она должна быть отражена в акте без внеплановых расходов.
Считается, что кассы — это основной актив предприятия, а потому утилизация старых кассовых аппаратов учитывается, как материальные затраты, если требуется уменьшить базу налога на прибыль или используется упрощённая система налогообложения.